בסיס ניהול הניירת וכן בסיס ניהול המיילים, משימות וכו' – הוא לשמור רק את מה שצריך ואין אפשרות אחרת להשיג אותו ולזרוק את מה שלא.

יש חשש משום מה לאנשים שאם הם יזרקו ניירת, יבוא יום הדין ותצטרכו את הניירת והיא לא תהיה שם, והרי בינינו, ביום הדין, מרוב הבלגן, אם אכן נצטרך למצוא ניירת מסויימת, לא נוכל מרוב העומס.

כתוצאה מהאמור, אנו תקועים עם ערימות של ניירת ש- 99% ממנה אין לנו צורך בה והיא גם מפריעה לנו לפעמים פיזית (על השולחן) ולפעמים סתם יוצרת עומס ניהולי למרות שהניירת במגירה.

צריך לזכור ולשאול מה המטרה – המטרה היא: שליטה מוחלטת ואכיפת הכספים והמשימות שהתוצאה היא ניהול טוב יותר לעסק

עכשיו שהגדרנו את המטרה, יהיה יותר קל למיין, לזרוק, לשמור וכו' את הניירת.

לאחר ההקדמה הקצרה נצלול לפרקטיקה -

טכניקה ראשונה – הוראת קבע באשראי

טכניקה מס' 1 – שלמו את מה שאתם יכולים, כן שמעתם נכון, מה שאתם יכולים באשראי בהוראת קבע, חשבון חשמל, חשבון נייד, חשבון גז, חשבון ארנונה, חשבון טלפון וכו'.

אני מכיר את הטענה של "אני! מה פתאום, יש להם מלא טעויות! אני קודם בודק ואז משלם" – אני מסכים, אכן לחברות האלו יש טעויות, אבל מה הקשר לתשלום? אתה לא יכול לערער אם שילמת? מתי לאחרונה החזקת תשלום לאחת החברות עד שהם תיקנו את הטעות? חוץ מזה צריך לזכור את המאזן, בואו נאמר שיש עשרה תשלומים בחודש שאפשר לשלם בהוראת קבע, ונניח שפעם בשנה יש טעות, אז יוצא שאתם 120 פעמים משלמים ידנית (או חלילה הולכים לדואר לשלם) שזה בעצם 120 משימות מול פעם אחת שאני מרים את הטלפון ומערער על הטעות ומקבל זיכוי.

למה באשראי? כיוון שהתדפיס של האשראי ברור יותר בהיבט הדוחות וכן נגיש יותר באינטרנט ובדואר.

אני ממליץ לעסקים, לבקש את ההורדה בעשירי לחודש, זה לרוב יום התשלום של המשכורות וכו' – אך זוהי רק המלצה וקשורה לתזרים שלכם.

טכניקה שנייה – הרוב קיים באינטרנט ולכן אם זה לא לרו"ח, לבדוק ולאחר מכן לזרוק

רוב החשבונות, האשראי, חשבונות חשמל וכו' ניתן להגיע אליהם עם יוזר וסיסמה דרך האינטרנט ולכן למה לשמור?

נניח מגיע חשבון חשמל, ראשית יש לבדוק אותו, אם אין כוונה לערער עליו ואתה חברה או עוסק תייק או תעביר להנה"ח שלך. אם אתה אדם פרטי פשוט תזרוק, מה יש לשמור אם אין לך כוונה לערער ועותק מהחשבון שמור באינטרנט?

כנ"ל חשבון טלפון, חשבון נייד, חשבון אינטרנט ואתם כבר מבינים לאן אני חותר.

כן, גם את דפי האשראי לזרוק, לאחר בדיקה כמובן, בדקתם, ראיתם שהכל בסדר, הרי הכל קיים באינטרנט, אז למה לשמור? לאזור אומץ ולזרוק.

כן, גם את דפי הבנק, ותדפיסי הבנק, והודעות מהבנק, והודעה על ריבית חדשה מהבנק וכל מכתב פלוני מהבנק – באופן אישי, אני שומר רק את התדפיס הרשמי שהבנק שולח לי אחת לחודש ואת כל השאר אני פשוט זורק אם הפקדתי צ'קים, אני מוודא שהם אכן בחשבון ואין טעות ואז זורק.

טכניקה שלישית – למיין כאן ועכשיו

לא לדחות שום מיון, קיבלתם דואר, ישר לפתוח אותו ישר למיין אותו – או לזרוק, או לתייק, אבל שלא תהיה משימה ובטח לא על השולחן.

אם נוצרה משימה מהדואר, לדוגמא, קיבלתי חידוש רשיון רכב, באותו הרגע, אני פותח את הרשיון, משלם אותו באינטרנט ומחכה לטופס המשולם שלרוב מגיע לאחר שלושה ימים – קיבלתי את הטופס המשולם, שם אותו בתיק ורושם לעצמי כמשימה לעשות טסט (ועל איך לרשום את זה והיכן בשיעור אחר).

זהו להפעם,

מקווה שהיה קצר וענייני, להתראות בפוסט הבא.

אהלן,

למי שאינו מכיר אותי, אספר שאני חולה ארגון וסדר, אשתי שהיא פסיכולוגית מגדירה אותי כ- OCD. בכל אופן, האופי שלי ביחד עם אהבה גדולה לטכנולוגיה, כלים, יישומים וכו' הביאה אותי לפתח שיטות להתנהלות, לניהול אישי, לניהול עובדים וכו' כך שבסופו של דבר נוכל לממש את החזון שלנו.

יצא כך, שאת השיטות האלו העברתי לחברות גדולות וקטנות וראיתי שהן פשוט עובדות. אם חשבתם שבחברות היי טק, אנשים יודעים להתנהל עם Outlook או עם משימות אז אתם טועים. יש כמובן אנשים שללא מתודולוגיה יודעים להתנהל, אך רובם, למרות כשרונם, לא מתנהלים כמו שצריך ובסופו של דבר לא מממשים את מלוא הפוטנציאל שלהם בגלל ניהול עצמי לקוי.

הטכניקות האלו פותחו על ידי, אלו לא טכניקות מספרים, הרצאות או מקורות אחרים – כל טכניקה כאן נוסתה עלי ועל אחרים ומצאה את האיזון הנכון לעבודה.

פיתחתי מאות טכניקות להתנהלות שיכולות לעזור לכם. אך אין לי כוונה כאן להביא את ה"מדריך השלם" – אתם בטח שואלים למה? במהלך הפרקים האלו, אלמד אתכם שנכון לשנים האחרונות מאז עידן האינטרנט, ה- SMS, הטוויטר, לאנשים אין סבלנות, לא קוראים יותר טקסטים. יצא לי כבר הרבה פעמים לשאול חברה "למה, למרות שהיה כתוב ש… לא נעשה…" התשובה היתה, "אין מייל כזה". הרי בינינו, ברור שיש מייל כזה, רק למה ריבונו של עולם לא קראו אותו?!

התשובה, בין היתר, היא עומס, עומס מיילים, עומס טקסט, עומס מלל, חוסר מיקוד וחוסר ידע בשימוש במדיה – מתי משתמשים במייל, מתי נפגשים פנים מול פנים, מתי מדברים בטלפון וכו'.

כשהתמחיתי בבלטר גוט אלוני, שאלתי בימי הראשונים את אחד השותפים "בטח, מאז עידן המחשבים, הוורד, הסורקים המהירים וכו', יש הרבה פחות ניירת והרבה יותר מיקוד" – התשובה שלו הפתיעה אותי, הוא אמר שככל שיש יותר טכנולוגיה, כך העומס של הניירת, ההדפסות החומרים הולך וגדל – זאת עקב שימוש לא נכון, לאנשים קל להדפיס, קל לכתוב, קל לשלוח פקסים, קל לייצר בקשה מתבנית וכו' ומכיוון שכל כך קל, ישנה זילות ביצירה של חומרים ואז במקום להשתמש בזה בזהירות, העו"ד הופכים להיות יצרנים של ניירת ויש פי כמה וכמה ניירת ממה שהיה בעבר. כך שהטכנולוגיה במקרה הזה, עקב שימוש לא נכון, הוליכה אותנו אחורה ולא קדימה.

והרי למה צריך רק עו"ד, מה עם התמונות הדיגיטליות? פעם, כל תמונה היתה זהב, היית יושב אצל חברים ורואה אלבומים, היום מרוב זילות, מכיוון שאחרי אחה"צ סתמי עם הילדים, יש 200 תמונות, אפילו את התמונות של עצמך אתה לא רואה, אלא מדפדף, גולל אפילו לא מתעכב.

העניין הוא, להבין את מקומך, אני לא אשנה את העולם ובעיקר את העסקים, להקדיש את תשומת הלב למיילים כמו שהיינו רוצים – הלקח הוא לדעת לרשום את המיילים כך שיקבלו את תשומת הלב הראויה (באותו הקשר גם בניית אתרים).

את הטכניקות האלו ועוד אלמד בכל פעם וכאמור, אם הייתי שולח הכל בבת אחת זה היה מגיע לסל המחזור תוך שנייה.

זהו, הקדמה קצרה ככל האפשר, ישר נצלול לשיעור הראשון – שלושה טיפים לטיפול בניירת >>